整理整頓系男子の日常

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仕事が劇的に捗るって迷信?タスクマネジメント難民だった僕のオススメ管理方法

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こんにちは渡です。なぜ人はカッコいいタスク管理ノウハウを求めて果てなく彷徨ってしまうのか皆さんもそんな経験ありませんか?

新しいタスク管理ノウハウが発表されるたびにそれに飛びついて、複雑な手法を取り入れてできなくて滅入ったり、高額なタスク管理アプリを購入しても使いこなせず意味がほとんどない「サンドイッチを食べる」なんてタスクが放置されていたり。

そうですぜんぶ僕のことです。

 

なぜ人はタスク管理方法を探し続けるのか

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今回の記事ではそんなタスク管理難民の僕が最終的に落ち着いたタスク管理方法についてお話ししたいと思います。

注意点としてはこれは無理に取り入れるものではないし、ふぅーんそうなんだ程度にみておいて自分に合った方法を守ったほうがいいと思います。こういう方法もあるんだなと思ってもらえれば正解だと思います。

 

そもそもなぜ人は新たなタスク管理方法を探して彷徨ってしまうのか。そこからお話ししましょう。

タスク管理難民の特徴は、新たな方法を探して転々とし、何度もタスク管理を初めからやり直すという点にあります。

効率化を求めてタスク管理をしようとしているのに本末転倒な同じミスを何度も繰り返してしまう。これが問題だと思われます。

 

なぜそんなことをしてしまうのでしょう?それはひとえに完璧を求めすぎている。これに尽きると思います。

完璧にタスクを管理しようとしすぎてルールが細分化され、複雑化します。

例えばタスクが入ってきたらインボックスにためておいて、あとでごっそりフローに沿っていくつかのリストに分類してみたり。

タスクにかかる時間を予想して入力しておいて、実際にタスクを実行するときにスタートボタンと終了ボタンを押して実行時間を計測してみたり。

行きすぎて、歯を磨く時間や顔を洗う時間まで計測し始めてみたりして…。

スマートフォン通知センターには無限にも等しいタスクの通知が届いていたり、締め切りを決めたタスクが多すぎてもはや締め切りが守れず飽和したり

 

すべて僕の話ですが。

 

タスクを管理すれば劇的に仕事が捗るという先入観が問題

これら全てに共通するのはタスク管理アプリを使えば「劇的に仕事が捗る」という誤った先入観により求められた完璧さがあります。

完璧を求めるためにルールは細分化し複雑化します。本当はiPhone元から入っているリマインダーというアプリで十分なのにね。

タスク管理は何か魔法のようなもので、新しい方法を取り入れれば仕事が劇的に捗ってオシャレでかっこいい仕事ができる人になれる。そういう思い込みがより良いアプリやサービス、ノウハウに飛びつくという行動に走らせるんだと思います。改めたい習慣だと思います。

 

まずオススメするのはデフォルトアプリ

リマインダー

リマインダー

  • Apple
  • 仕事効率化
  • 無料

play.google.com

さてここまで分かったのは、タスク管理アプリはシンプルに使ったほうがいい。ということになります。僕がお勧めするのはデフォルトのリマインダーアプリです(androidの方はGoogleのTodoリストで良いと思います)。

iPhoneにデフォルトで入っているこのリマインダーアプリはシンプルすぎるほどシンプルなタスク管理アプリです。

やりたいこと(タスク)に期限を設けたり、繰り返しさせたり、リストを分けることができます。あと他人とリストを共有することもできますが今回は使いません。

 

基本的にリストは一つタスクを一列に並べて実行したら消す。という方法で良いのですが、タスク管理の肝としては「繰り返しタスク」があると思います。

例えば昼にはサプリを飲む。とか、月に一度は洗車をする。とかが該当します。僕のお勧めはこの繰り返しタスクと、普通の単発タスクをリストで分けることです。「繰り返しタスク」というリストを作っておきましょう。

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繰り返しリストの作成


そして単発タスクは「日時設定あり」の方で作成し、締切日を設定します。ここで締め切りを設定しなければいつまでたっても実行されないタスクができてしまうので忘れないようにしましょう。

 

以上でシンプルなタスク管理の方法をご紹介しました。リマインダーは実はシンプルにして万能なのです。難しい使い方をしようとすれば複雑化します。出来るだけシンプルなルールで簡単に使いましょう。

 

次にオススメするのはゲームアプリ

さて、ここではもう1段階上のタスク管理ノウハウをご紹介します。それは「繰り返しタスク」の分類です。ただし面倒なリストを複数作って自分で管理するというものではありません。今回は別のアプリを使いましょう。

ご紹介しますHabitica(ハビティカ)です。

Habitica: Gamified Taskmanager

Habitica: Gamified Taskmanager

  • HabitRPG, Inc
  • 仕事効率化
  • 無料

こちらは簡単にいえばゲーム感覚でレベル上げをしながらボスを倒しながらタスク管理ができる楽しいアプリになります。

詳しく紹介していきますね。まずこちらは外国のアプリになります。日本語対応は完璧ではないのであまり意識しないでいきましょう。ダウンロードしたら会員登録をしてください。PCなどのWEBからもアクセスすることができます。

こちらは基本的には普通のタスク管理アプリと使い方は一緒です。ただし違うのは主人公のアバタータスクを完了させることによって成長していくのです。

タスクの難易度に応じて完了時に経験値がもらえて、ある程度溜まったらレベルが上がります。またゴールドを獲得することでご褒美として防具や武器を買うことができます。

課金はほとんど必要がありませんが、ジェムを買うことによってアバターの背景を変えたりそのほか特別なご褒美を手に入れることもできるようです。

 

「繰り返しタスク」の分類はどうなったのでしょうか?それはアプリをダウンロードして見ればわかると思うのですが、タスクが3つに分類されています。

「習慣」「日課」「TODO」の3つです。

繰り返しタスクを3つに分けることでより効果的にリマインドするような使い方になります。

 

Habiticaタスク分類その1:習慣

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習慣のタブ

どういうことかと言いますと、まず「習慣」これは毎日、あるいはたまに。実行するかしないかを意識して管理するためのものになります。

例えば「体にいい料理を作って食べる」とか「タバコを吸わない」とかになります。

この習慣が他のアプリとは違う部分は、チェック部分が+とーのマークになっているところです。

 

これはポジティブなチェックとネガティブなチェックに分かれていることで、体にいい料理を作って食べたらポジティブ。作らなかったらネガティブ。タバコを吸わなければポジティブ。吸えばネガティブ。という風にチェックの意味を分けることになっています。

ゲーム的な視点で言えばポジティブなチェックを押すと経験値とゴールドがもらえます。ネガティブだと体力とゴールドが失われます。

だんだん分かってきたでしょうか?このようにタスク管理とゲームをつなげているのがHabiticaというタスク管理アプリの凄いところなんです。

 

習慣に登録するタスクは少なめにすることをお勧めします。2〜3個でしょうか。あまり多いとスクロールしていかなければならないので見る機会が減ってしまいます。

アプリを起動した時にいつも目につくような数で抑えておきましょう。このようにまず、単なる繰り返しタスクのうち習慣要素の強いもので、かつポジティブとネガティブをチェックしたいものを「習慣」タブに登録していきます。

登録の仕方は自分でやってみて慣れてください。普通のタスクアプリと変わらないので簡単だと思います。

 

Habiticaタスク分類その2:日課

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日課のタブ

次に「日課」について説明します。これは一番使うメインの機能になります。こちらには普通の繰り返しタスクを登録しましょう。

例えば「1ヶ月に一度、洗車をする」「4日に一度、爪を切る」とかがそうです。習慣ほどポジティブとネガティブの差がなく、別に毎日するわけではないというものになります。

これには期限はつかず、繰り返しの周期のみを登録します。週に一度や隔週、月に一度などです。

 

一つ注意点があります。ゲーム的視点に立てばこの日課をサボると毎日体力が失われます。それは周期的に今日しなければならない日課を夜をまたいで放置した時にその日課の数だけダメージを受けるということです。

 

これに気づかずに日課を増やしすぎた結果、死んでしまったことがあります笑。死んでしまうというのもゲーム的で面白いですよね。

 

もちろん復活は可能です。その場合、持っていたゴールドと経験値が全てなくなってしまいます。ダメージは微々たるものですが、何日も放置していると死んでしまいます。

ポーションで回復することができますが、体力の最大値はレベルがどんなに上がっても50となっていますので気をつけてください。

 

このようなゲーム的要素も絡むことで、日課を忘れないように毎日チェックしようという意識を持つことができますよね。タスク管理アプリのチェック習慣というのはタスクを実行する上で非常に重要なことだと思います。

 

Habiticaタスク分類その3:TODO

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TODOのタブ

最後にTODOについて説明します。こちらは繰り返しタスクではなくどちらかと言えば単発タスクの登録がメインになります。

TODOはいくつ登録してもいいです。むしろ登録時に経験値がもらえます。なぜでしょうか。わかりません。

 

習慣と日課にも通ずることなのですが、実はタスクには難易度を設定することができます。例えば「洗車をする」は難易度ふつうとして、「1ヶ月を振り返る」は難易度マックス。とかにするとします。

すると、達成したタスクの難易度に応じてよりたくさんの経験値やゴールドがもらえるのです。

 

こういうご褒美的側面も充実していてモチベーションが上がりますよね。個人的にはタスクを達成した時のサウンドを気に入っていて、チャリーンと経験値とゴールドが増えるエフェクトが嬉しいなと思っています。

こういう小さな喜びこそがタスク管理アプリのモチベーションに繋がるのではないでしょうか。

 

まとめ

以上でHabiticaによる3つのタスク分類について説明しました。シンプルにリマインダーで管理するだけでは難しかった微妙な繰り返しタスクの違い。Habiticaを使うことによって解消されるのではないでしょうか。皆さんもタスクマネジメント難民になっていたら、シンプルなリマインダーに立ち戻ってみてはいかがでしょうか。

 

またゲーム的に楽しむことも、長く続けるには大事なことかなと思います。Habiticaぜひ触ってみてくださいね。また、実はHabiticaにはエストという機能もありパーティーを組んでボスに挑むこともできます。これはまた別の記事で詳しく書いていこうと思います。それではまた!

 

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